20131014 - Tablas y gráficos dinámicos en Excel

20131015 - Tablas y gráficos dinámicos en Excel

Cuando manejas hojas de Excel muy complejas, con muchos datos, la información útil se queda escondida: se hace cada vez más difícil extraer los datos que realmente te interesan. Para resolver este problema, Excel contiene una batería de comandos llamada “herramientas de análisis”. Las tablas dinámicas son una de ellas.

Eres el gerente de ventas de una empresa que comercializa tres artículos (por ejemplo: cajas, tapas y ruedas). Tienes a tu cargo tres vendedores (Hugo, Paco y Luis) que recorren el país vendiéndolos. Cada vez que se realiza una venta, vuelcas la información en un documento de Excel (el nombre del vendedor, el artículo vendido, el importe de la venta, etc.), y a medida que avanza el mes la información crece y crece. Para tener una idea de cómo anda el negocio necesitas conocer información condensada: ¿Cuánto ha vendido Hugo? ¿A cuánto ascienden las ventas de cajas? ¿Paco ha vendido más cajas que tapas? Las respuestas a estas preguntas están en la lista de ventas, pero escondidas. Para sacar esos datos a la luz necesitas resumir la información en una nueva tabla: una tabla dinámica.

1. La lista original

La información original está en una tabla de cinco columnas: fecha, nombre, artículo, importe y forma de pago. Los nombres se repiten porque cada vendedor realizó más de una venta. Además, como todos los empleados venden todos los artículos, un mismo producto puede aparecer en ventas de distintos vendedores. Ahora vamos a condensar esta información en una tabla dinámica, para ello podemos descargar el archivo 20131014_TabDin.xlsx o escribir los datos tal y como aparecen en la imagen. Después, simplemente coloca el cursor en cualquiera celda dentro de esta tabla.

(*) Nota: Un error común es dejar espacios en blanco entre renglones, observa que en este ejemplo no los hay y que no es necesario que la lista original esté ordenada.

Después de colocar el cursor "dentro de la tabla", selecciona de la pestaña Insertar >> Tablas >> Tabla dinámica

1.1 El asistente de tablas dinámicas

El asistente para tablas dinámicas tiene dos pasos. En el primero debes de indicar el rango donde están los datos, el asistente sugiere el rango correcto, si no es así selecciónalo (debes de incluir los datos y la fila de títulos). En el segundo paso sólamente debes indicar dónde quieres colocar la tabla dinámica, indica Nueva hoja de cálculo y haz clic en Aceptar.

Hasta aquí ya está hecha la primera parte del trabajo.

1.2 Diseñando la tabla

En realidad, no hemos hecho nada todavía, todo lo que hemos obtenido es un "esqueleto" sobre el que diseñaremos la Tabla Dinámica propiamente dicha.

Este esqueleto tiene varias zonas en la Lista de campos de la tabla dinámica:

  1. Campos para agregar al informe
  2. Filtro de informe
  3. Rótulos de columna
  4. Rótulos de fila
  5. Valores